관리단집회 의사록, 무엇을 적고 어떻게 보관하나

관리단집회를 마치면 의사록을 작성해 의사의 경과와 결과를 적고, 의장과 구분소유자 2인 이상이 서명날인해야 합니다(집합건물법 제39조, 2023.9.29 시행). 의사록은 정해진 보관자가 보관하고, 이해관계인이 열람이나 등본을 청구하면 응해야 합니다.

집회 소집부터 결의까지 전체 흐름은 [관리단 설립·집회 안내](/service/union)에서 볼 수 있습니다.

법이 정한 의사록 요건

권리변동이 있는 공용부분 변경을 결의했다면 각 구분소유자의 찬반 의사를 의사록에 적어야 합니다(제15조의2③).

실무에서 함께 적어 두면 좋은 내용

법은 '경과와 결과'라고만 정하므로, 나중에 정족수를 확인할 수 있도록 다음 내용을 남겨 두는 것이 좋습니다.

1. 집회 일시·장소, 소집권자, 소집통지 발송일
2. 전체 구분소유자 수와 의결권 합계, 출석(서면·전자·대리 포함) 현황
3. 안건별 찬성·반대·기권의 구분소유자 수와 의결권 비율
4. 주요 발언 요지와 질의응답
5. 의장 선출 경위(규약이나 결의로 정한 경우)

서면결의서, 전자투표 기록, 대리인이 의장에게 낸 대리권 증명 서면(시행령 제15조①)은 의사록과 함께 묶어 보관하면 확인이 쉬워집니다.

누가, 어떻게 보관하나

의사록은 관리인, 또는 구분소유자나 그 대리인으로서 건물을 사용하는 사람 중 1인이 보관합니다(제39조④, 제30조①). 구분소유자가 보관할 경우 그 사람은 규약에 다른 규정이 없으면 관리단집회 결의로 정합니다(제30조②).

집회 없이 서면이나 전자적 방법으로 합의한 경우에도 그 서면과 전자 기록은 같은 방식으로 보관하고 열람에 응해야 합니다(제41조④). 규약으로 관리위원회를 둔 건물은 회의를 주재한 사람이 관리위원회 의사록을 따로 작성·보관합니다(시행령 제11조②).

의사록이 쓰이는 곳

• 관리인 선임신고: 전유부분 50개 이상 건물의 관리인은 관리단집회 의사록 등을 첨부해 선임일부터 30일 안에 신고합니다(시행령 제5조의5).
• 지자체 감독: 50개 이상 건물은 의사록 작성·보관에 관한 사항이 보고·자료제출 명령 대상입니다(제26조의5①, 시행령 제11조의2).
• 결의 다툼: 소집 절차나 결의 방법이 법령·규약에 어긋나면 구분소유자는 결의를 안 날부터 6개월, 결의한 날부터 1년 안에 결의취소의 소를 낼 수 있습니다(제42조의2). 이때 의사록은 절차를 보여 주는 기본 자료가 됩니다.

의사록을 작성하지 않거나 적어야 할 사항을 빠뜨리거나 거짓으로 적는 경우, 보관하지 않거나 정당한 사유 없이 열람을 거부하는 경우는 과태료 부과 대상이 될 수 있습니다(제66조③).

자주 묻는 질문

Q. 의사록은 몇 년 보관해야 하나요? A. 집합건물법은 의사록의 보존기간을 따로 정하지 않고 보관 의무만 둡니다. 규약에 기간을 정해 두거나, 관리단이 존속하는 동안 보관하는 것을 기본으로 삼으면 됩니다.

Q. 서명날인할 구분소유자는 누가 정하나요? A. 법은 구분소유자 2인 이상이라고만 정합니다. 집회에서 미리 서명할 사람을 정해 두면 회의 직후 바로 마무리할 수 있습니다.

--- 관리의달인은 집회 의사록 서식과 출석·의결 집계표, 서면결의 기록 보관 체계까지 건물 조건에 맞춰 함께 정리해 드립니다. [상담 신청](/contact)